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RGPD et ressources humaines : protéger les données des salariés

1 jour (7h) Éligible OPCO Inter Intra Sur-mesure

Présentation

Les données des salariés sont parmi les plus sensibles traitées par une entreprise : dossier personnel, paie, santé, disciplinaire, surveillance. Les obligations RGPD dans les RH sont spécifiques et souvent méconnues. Cette formation permet aux RH de comprendre leurs obligations précises, de sécuriser leurs pratiques et d'éviter les sanctions qui peuvent atteindre des millions d'euros.

Objectifs pédagogiques

  • Identifier les traitements de données personnelles spécifiques aux ressources humaines et leurs bases légales
  • Mettre en pratique les règles RGPD dans les processus RH clés (recrutement, paie, évaluation, contrôle)
  • Informer les salariés de leurs droits et mettre en place les procédures de traitement des demandes
  • Gérer les prestataires RH (SIRH, mutuelle, cabinet de recrutement) dans le respect des obligations RGPD

Public cible

DRH, responsables RH, gestionnaires de paie, responsables de la formation, chargés de recrutement, responsables des relations sociales, assistants RH, et plus généralement toute personne traitant des données personnelles de salariés dans l'exercice de ses fonctions RH.

Prérequis

Aucun prérequis. Cette formation est accessible à tous les professionnels RH, quel que soit leur niveau de connaissance du RGPD.

Programme

1

Module 1

Les traitements RH et leur cadre

  • Recenser les traitements de données du service RH : recrutement, contrat, paie, temps, formation, évaluation, santé, discipline, départ
  • Ce qui échappe au recensement : tableurs partagés, boîtes de réception, dossiers locaux, outils souscrits par un service
  • Choisir une base légale et savoir la justifier : obligation légale, exécution du contrat, intérêt légitime, consentement
  • Pourquoi le consentement du salarié est rarement une base valable
  • Données sensibles en RH : santé, appartenance syndicale, condamnations — régime renforcé et accès restreint
  • Durées de conservation par type de document : les définir, les documenter, les appliquer réellement
  • Atelier : cartographie des traitements RH de son organisation
2

Module 2

Du recrutement à la carrière

  • Candidatures : durée de conservation, information des candidats, sort des candidatures spontanées
  • Notes d'entretien et appréciations : ce qui peut être conservé, ce qui doit être écrit avec précaution
  • Tests et évaluations : base légale, communication des résultats, conservation
  • Dossier du personnel : composition, accès, ce qui n'a pas à y figurer
  • Entretiens annuels et professionnels : accès, durée, réutilisation des contenus
  • Mobilité interne : qui consulte le dossier d'un candidat interne, et jusqu'où
  • Exercice : audit du processus de recrutement et repérage des non-conformités
3

Module 3

Paie, santé, contrôle

  • Paie et rémunération : accès, conservation, dématérialisation du bulletin
  • Données de santé : arrêts, aptitude, aménagements — qui sait quoi, et ce que la RH n'a pas à connaître
  • Absences et suivi du temps de travail : ce qui se collecte, ce qui se conserve
  • Géolocalisation des véhicules et des personnes : conditions, information, limites de finalité
  • Vidéosurveillance des locaux : ce qui est admis, durée des enregistrements, information des salariés
  • Contrôle de l'activité informatique : messagerie, navigation, fichiers — ce qui est possible et à quelles conditions
  • Ce qu'un manager peut consulter dans les données de son équipe, et ce qui doit rester à la RH
  • Information du CSE et des salariés avant la mise en place d'un dispositif de contrôle
4

Module 4

Droits, prestataires et outils

  • Informer les salariés : mentions, note d'information, moment de la remise
  • Traiter une demande d'accès d'un salarié à son dossier : périmètre, délai, ce qu'on communique et ce qu'on occulte
  • Demande formulée dans un contexte de conflit ou de contentieux : ce qui change et ce qui ne change pas
  • Autres droits : rectification, effacement, limitation, opposition — ce qui s'applique et ce qui se refuse
  • Prestataires RH : logiciel de paie, système d'information RH, mutuelle, cabinet de recrutement, médecine du travail
  • Encadrer un prestataire : clauses attendues, garanties, contrôle dans la durée
  • Hébergement et transferts hors Union européenne : services en ligne, groupes internationaux, filiales
  • Outils d'intelligence artificielle en RH : données soumises à un service externe, décision automatisée, articulation avec le règlement européen sur l'IA
  • Plan d'action : mise en conformité des pratiques RH sur six mois

Modalités d'évaluation

Questionnaire de positionnement en amont de la formation
Évaluation continue par ateliers de cartographie et cas pratiques
Évaluation du livrable produit : cartographie des traitements RH et plan de mise en conformité
Quiz final de validation des acquis, seuil de réussite fixé à 70 %
Attestation de fin de formation remise à chaque participant
Questionnaire de satisfaction à chaud et évaluation des acquis à froid à trois mois

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